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    別當時間的救火隊

    一位電腦公司老闆,行事講求機動及彈性,他的座右銘是「計劃,趕不上變化!」所以緊急時也全憑造化。

    有一次我到南部出差,回程時在機場遇見他。由於當天班機客滿,沒有事先訂機位的他,搖著圓圓胖胖的身體,在各航空公司的櫃檯前奔波,急得像熱鍋上的螞蟻。

    登機時間到了,事先已經確認機位的我,愛莫能助,只好先行劃位,先行登機。

    起飛前最後一秒鐘,我看到他以十分驚險的姿態,成為本班機的最後一名乘客。汗水淋漓地提著他的手提箱衝上飛機,脫下西裝外套、放置好手提箱,他對我揮揮手,驕傲地以手指比出「V」勝利的標誌,一臉驕傲。

    恭喜他的同時,我看見他的襯衫全溼透了……

    ●缺乏時間管理的規劃,才會疲於奔命地忙碌

    從事顧問工作多年,讓我有機會見識到許多主管很習慣充當「救火隊員」。因為他們天天趕著處理緊急的事情,匆忙而驚險的程度,像趕著去「救火」一樣,每當撲滅一場或大或小的「火災」,就把自己搞得精疲力竭。

    回到豪華辦公室的座位,雙手一攤,整個人掛在沙發上,露出詭譎的表情,無奈中有些不明所以的笑意,對我說:「唉!吳顧問,你看,大大小小的事這麼多,什麼事都需要我!」

    乍聽之下好像感觸良多,其實他們的內心是有點得意的。

    早幾年,當我的社會經驗還不夠的時候,傻傻地以感同身受的體貼回應:「是啊!您真辛苦。」

    但最近這幾年,看了很多真實的案例之後,我已經改口了。要是再碰到客戶的主管,常常扮演救火隊員的角色,當他救完火之後跟我抱怨,我反而會幽他一默:「是啊!如果沒時常讓您表現一下,這個職務恐怕很空虛吧!」

    不只主管如此,很多職員也是一樣,喜歡在辦公室小跑步,臉上的表情永遠慌慌張張,好像是故意在昭告天下人:「我很認真喔!我很忙哩!」

    偏偏好像也是這種人升遷比較快,相對之下,氣定神閒的人彷彿是來辦公室吃閒飯的。以此推論,職位愈高的主管中,救火隊員的比例也就相對增加。

    但是,別忘了,職場和人生一樣,講的是路遙知馬力。習慣當救火隊員的人,比較容易把自己的身體搞垮、精神也處在隨時崩潰的邊緣,高血壓、憂鬱症……隨時可能成為往上爬的絆腳石。

    ●選擇重要的事情先做,而不是先做緊急的事

    針對時常扮演救火隊員的人,時間管理專家史堤芬•柯維(StephenR.Covey)先生建議:選擇重要的事情先做,而不是先做緊急的事。

    當重要的事情都已經在事先處置妥當,自然不會經常發生緊急的事。舉例來說,如果能做好汽車定期保養,碰到在半路上拋錨的機會就不多。周日就寢前,將一週要穿的服裝都準備好,就不會在偶然睡遲了的早晨,急著燙一件縐巴巴的襯衫。事先約好和廠商見面的時間,就不會經常為了應付不速之客,而耽誤手邊應該要進行的事。平日做好充分授權的訓練及準備,就不會經常要幫同事「擦屁股」收拾善後。

    愈想表現積極的人,愈有充當「救火隊」的慾望,並以此為「成就感」的來源,造成管理的障礙,也影響自己健康。

    事實上,培養辦公室的「救火隊」,應該是屬於「危機處理」的一環,只能「養兵千日;用在一時。」,不可以變成例常工作的常態。

    如果,你的生活中每天都在拉警報,表示你的時間管理已經出現大問題了。

    如果,辦公室裡的同仁無時不刻都在緊急滅火,表示整個組織管理已經到了必須改革的地步。

    這時候,除了需要「時間管理」的訓練之外,還要配合「充分授權」的制度,讓每個人都有能力、也有權利來負責自己的工作,而不是事事請主管幫忙裁決。不但累死主管,還會養出一群永遠無法讀當一面的「軟腳蝦」!

    當然,最重要的是:老闆也要改變「績效評估」的標準,別老是把「工作勤奮」獎,頒給救火隊員。畢竟,忙著救火和工作認真是完全不同的兩回事,千萬別被他們的外表所蒙蔽了。

    好友人數